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2017/4/18(Tue)

インビジョン総務の業務内容をご紹介します。

“総ての事務”のインビジョン総務廣澤の仕事内容をすべてお見せします!

総務ってどんな仕事をしているんだろう…と思った人も中にはいるはず。

以前にコラムで総務の仕事内容については、ご紹介したことはあるのですが、ではインビジョンの総務は一体どんな仕事をしているのか?!

・・・ということで!
今回はインビジョン総務2代目の廣澤の実際の業務内容について、ご紹介したいと思います◎

業務内容は大きく分けて3つ

インビジョン総務の業務内容は大きく分けて3つあります。

1.社内業務
2.売上
3.お客さん対応
です。

▼表にまとめてみるとこんな感じです。
インビジョン総務の仕事内容

大きな分類から、更に業務内容は分かれます。

1.社内業務

社内業務でいうと、このコラム更新や社内行事の運営など、一番多岐に渡ってやっている部分です。

例えば、社内行事でいうと忘年会の企画や、最新でいうと新入社員の歓迎会の企画にも携わりました。
また、インビジョンらしさでいうと、一番は入社する人への垂れ幕作り~からの朝礼の司会ですかね!!

入社する人がいると、必ず朝礼で自己紹介をするのですが、そのときに自己紹介プラス、廣澤が事前にお題をみんなに出して、そのお題について少し話してもらったり…なんてこともしています!

「朝出社して、コレをしたら私の仕事スイッチが入る瞬間!」みたいなテーマを出したときは、みんなから難しい!と少しブーイングでした(笑)
でも、みんなのこういう話を聞く機会って中々ないと思うんで、このテーマは面白かったですね。

また、新年度初日。全体MTGをしたのですが、その様子はコチラ。
無題

配布する資料のファイリング~当日の司会まで担当します。

また、先週のコラムでお伝えした退職者手続きも行っています。

他にも、インビジョンの年間スケジュールも廣澤が作成。
実は、もうインビジョンの今年の忘年会や初詣のスケジュールも決まっているんですよ(笑)

2.売上

廣澤がしているインビジョンの売上まわりを詳しく説明します。

・営業さん達がお客さんから回収した申込書と売上登録が合致しているかを確認。
・営業さんが社内システムに登録した売上の金額が合っているか確認。
・月末には売上データを元に請求書を発行、金額の確認→請求書の郵送

といった流れで、売上まわりの確認をしています。
また、他にも発注先からの請求書の確認なども合わせて行っています。

お金まわりは間違いがあってはいけないので、月末月初忙しながらも、慎重に業務に努めることが大切ですね◎

3.お客さん対応

私はすこーーーーしだけ、営業アシスタントの業務もサポートしているのですが、求人の原稿作成~申込書の回収、原稿の回収までもサポートしています。

また、全お客さんからの申込書もすべてチェックし、まとめるのも私のお仕事。
毎月決まった日までに終わらせるので、やり忘れ…なんてこともありません!

忘れずに業務を終わらせるためにも、スケジュール管理が大切です。

名刺の入稿~お客さんへの納品までの、制作さんのアシスタントもちょこっとかじっています。

みんながそこまで手がまわらない!
いつもルーチンでやっていることで、私でもできることをお手伝いしています。
(mustでないこともあります)

そして、最近行なっているのが、自社の新卒・中途採用のアテンドです!

インビジョンの新卒採用も中盤となりました。
動画説明会の日程調整や、フライデーカフェの学生さんへのアテンド、座談会の会場予約やスケジュール調整など、、、初めての作業ばかりで戸惑ったのですが、「こうしたらいいのかな?」「去年担当していた安田さんに聞いてみよう」etc.試行錯誤しながら、なんとか座談会1回目まで終わりました。

ただ、反省点ばかりあるので、
こうしたら良かった!
来年はこんなスケジュールでやったらいいんじゃないか?
っていうことを、これから一つずつまとめて、来年に役立てればなと思いました。

インビジョン総務はオフェンシブに攻めるべし

自分がオフェンシブに攻めれているのか?というと、まだまだだなぁと反省ばかりですが、インビジョン総務に求められることは、「みんなが仕事をしやすい環境作りをすること」「ルール化されていないことを決めていく」「こうしたら良いんじゃないかを先回りして考えること」
私はこの3つかなと思っています。

どうしたら生産性をあげて仕事ができるのか。
また、みんなが目標を達成したり、社内で嬉しいことがあったら自分も一緒になって喜ぶこと。

インビジョンにはそんな攻めの総務が必要なんだと思います。

私も生産性を意識して、インビジョン総務の仕事の輪をもっとオフェンシブな姿勢で攻めていこうと思います!

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今日の執筆:廣澤 経営企画チーム 総務 退社

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