社内での情報共有、始めました。

チーム・組織開発
おダシ
戦略人事・経営
2019/7/29
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戦略人事・経営
2019/7/29

皆さんこんにちは、おなじみ戦略人事の坂牧です。

毎度おなじみ(になったといえるハズ)戦略人事シリーズ。
「ゆるめ」「等身大」「ブログ風」をモットーに、私たち人事が日々考えている戦略や取り組みなど、様々な情報を公開しちゃうシリーズです。

戦略人事コラム、今回のテーマは、社内での情報共有についてです。

皆さんの会社では、情報共有うまくいっていますか?
情報共有は、社員が同じ方向を向くためにも、主体性のある組織をつくるためにも、超超超大事な要素です。

「社内での情報共有あんまりできてないんだけど、何から取り掛かればいいんだろう」「情報共有のやり方がわからない」など、社内の情報共有に課題を持っている皆さんの参考になればいいなと思います。

今回も、はーじまーるよ〜。(拍手〜)

インビジョン、情報共有できてない事件


さて、今回は情報共有についてこの記事を書いているわけですが・・・
私たちインビジョン株式会社、果たして情報共有がきちんとできているのかどうかというと、「できているとは言い難い」のが現状です。(正直者)

その背景として挙げられるのは、会社規模の変化。
実はインビジョン、ここ1年で人数がドカンと20人弱増えて、一気に約50人の組織に。さらに去年の秋に、オフィスも大きなビルの一室に移転しました。
前までは人数も少なくオフィスも小さかったため、無条件に情報が共有できていたのですが、組織が大きくなると話は別。意識して情報を共有しない限り、情報を皆に行き渡らせることは至難の業です。
「もっと情報共有していかなきゃ・・」と課題感を持ちつつも、社内チャットでちょこちょこ情報を小出しするような状況が続いていました。

そしてついに、私たちが情報共有に身を乗り出すきっかけとなる出来事が起こります。
その決め手とは、社内で行なったサーベイ。
情報共有を目指して、「会社の方向性や事業内容・他チームの動きなどの中で知りたいことがあれば記入してください」という質問を設定していたのですが、出てくる出てくる。溢れんばかりに「これが知りたい」「この動きがわからない」と意見が寄せられました。

特に多かったのが、全社の動きや新規事業の進捗、他チームの動き、新メンバーに関する情報でした。
オフィス内はオープンで、席も移動は自由なので(定位置は一応チームごとで決まっています)、情報が閉ざされている訳ではないのですが・・・・

(ちなみにオフィスはこんな感じです↓)

各チームがどんなことを考えて誰がどんな風に動いているかまでは共有できていないのは事実。

また、新メンバーに関しては、新卒の入社時にはかなり大々的に紹介するのですが、中途やインターン生の紹介があまりできていなかったという反省点があります。全員に向けて詳しく紹介をしていなかったため、「あの人何者?」という状況が起きてしまっていました。。

これはなんとかせねば!!!!!
と、私たち戦略人事が動き始めたのでしたーーー。

情報共有、最初の一手。

まず何から手をつけようかーーーー。
戦略人事の間で話し合い、3つの取り組みを始めることにしました。

①会議のライブ公開

見てください、このイカつい機械!(笑)
ダークファンタジーの世界に出てきそう。←これ、私が最初に見た時に思った感想です。笑
これ、すごいんです。こいつの正体は、高性能カメラ&マイク。
リモコン操作でカメラの向きがウィーンと変わったりするんです。しかもガタガタブレたりしない。ハイテク!

この機械を使ってオンライン会議すれば、相手の顔はテレビ映るし、こちらの映像&音声はこの機械が拾ってくれます。ハイテク!

この機能を、社内でも使っちゃおう、と。
会議室で行われている会議を、社内にいるメンバーが自分の席で自分の仕事をしながら見れるようにしよう、と。自分が気になる会議の時にコッソリ見れちゃえば超いいじゃん、と。

ホントは会議見学・参加は自由なんですけどね。オンラインの方が気軽に参加できるし自分の仕事もできます。

これはナイスアイデアなのでは・・・!

②全会議の議事録公開

インビジョンでは、会議ごとにGoogleスプレッドシートで議事録を取っています。
ちなみに以前はドキュメントで議事録をとっていたのですが、過去の会議内容を振り返るのに手間がかかるという理由から、スプレッドシートに変更しました。日付をタブごとに変えていく感じです。
過去の会議内容が1クリックで振り返ることができるのでオススメ。
(皆さんは議事録何にとってるんですか?気になります。。)

この議事録を全員が見れるように、新しくフォルダを作りました。そして皆が見るように、会議後代表者にチャットでそのシートを共有してもらうことにしました。

全員が見ることで会議の内容も把握できると同時に、会議の質も把握できるので、改善を回すこともできます。

③新メンバーインタビュー

新メンバーが入ってきた時、シンプルですが人事から毎度メンバー紹介を詳しくすることにしました。(・・というか、この記事を書きながら、今までちゃんとやってなかったのが逆に恐ろしい・・)

伝える情報は以下の6つ。
・写真
・配属(予定)チーム、
・その人のビジョン
・得意なこと
・苦手なこと
・趣味/好きなこと
この情報があれば、なんとなくその人の人となりがわかるのでは…と思います。
内定が決まったら、人事と面談をしてこれらの項目をインタビュー。全員が見るチャットに共有します。

情報共有、まだまだ一歩に過ぎないけれど。

最近の願望は、「社内ポータル作りたいなあ〜〜〜」です。
そこにいろんな情報が載ってて、それを見ればなんでも分かる、って状態最高。その状態作りたい。(…という人事のぼやき)
今、経営企画チームが社内ポータル作りに乗り出してくれているのでワクワクドキドキしながら待っています。笑

ーーさて、いかがだったでしょうか。
私たちはまだ社内の情報共有に乗り出したばかりなので、情報共有に関してはまだまだ幼稚園児。目から鱗が出るようなノウハウはお伝えできなかったかもしれませんが・・・
同じように情報共有に課題を持っていている人の参考に少しでもなれば幸いです。

以上、戦略人事コラム「社内での情報共有、始めました。」でした。
ここまで読んでくださってありがとうございます。
また次回お会いしましょう〜〜(パチパチパチ)

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