あれ、今日の会議で何か進んだ?

2024/6/18
2024/6/18

血の通ったチームをつくるべく、日々組織に向き合っている人事・経営者の皆様、初めまして!
2024年4月から新設の部署「仕立屋」で心が浸透した組織戦略を仕立ています、清水です。

プライベートでは社会人陸上選手として100mを走ってます。
最近、趣味で続けている陸上専門のInstagram開設したのですが、投稿したコンテンツが1ヶ月で17万再生されてびっくりしてます。これだけの人に認知してもらえるツール、やはり採用活動にも活用できそうです。

今回は、日々繰り広げられている「会議」について、実体験をもとにお話しさせていただきます。

 

3万時間。昨日の会議で何か進みましたか?

3万時間。
人生で会議や打ち合わせに費やす時間です。
年に直すと・・・・約8年分!

1日の業務のほとんどは「会議」なんてこともありますよね。
毎日会議を実施しているから、何か進んだつもりになるのに翌日振り返ってみると何も進んでない。
定例でやってるからなんとなく集まり、なんとなく解散。

人生100年時代だとしても1割近くを占める会議時間、なぜ世の中には何も進まない会議が多発するのか。

本題に入る前にそもそも、「会議」にはどんな種類があるのか整理してみました。

大きく分けるとこのような種類の会議が日々行われているのではないでしょうか?

しかしどんな種類の会議でも目的は1つ。

それは、「目標やプロジェクトの”前進”」です。

 

視野は議事録内の自分のセルだけ

前進させるために会議をしているのに、なぜ何も進まないのか。
そんなコラムを書いている私ですが、実は自分自身もこの問題に直面していました。

仕立屋として、毎週1回月曜日の12:00から「営業本部MTG」という会議に参加していました。
全社の売上目標に直接的に関わる部門の責任者6名+CEO・COOが参加する重要な会議です。

目的は「全社売上目標達成」、そのために各部門は何をするべきかそれぞれのネクストアクションを決めること。
会社の責任者が集まる会議だし、当たり前のように前進しそうですが、実情は違いました。

「仕立屋です、今月の目標は〇〇で達成率は70%〜〜〜」
「沸騰屋です、今月の目標は〇〇で達成率は80%〜〜〜」

各部門が目標に対しての現状を共有し、ネクストアクションを共有したりしなかったり。
自部門の発表が終われば役目を果たしたかのようにスイッチはほとんどオフ。

それぞれの責任者の視野は「全社の目標達成」ではなく「自部門の達成」
見ていたのは議事録の自分のセルの中だけでした。
当たり前のことですがこんな状況で全社目標が達成するわけもなく、しかし会議は毎週同じように繰り返されていく。
まさにもったいない会議状態。

 

まずは前進させる仕組みづくりが大事

「もったいない会議」→「良い会議」に変えるために必要な要素は何なのか。
考えた結果、前進しない要因が判明しました。

会議が発足する前段階から、すでに前進しない状態になっていたんです。
「事件は会議室で起きているんじゃない、現場で起きているんだ。」ということです。

毎週定例で実施することは決まっていたものの、ネクストアクションがふわっとしていたり、そもそもの会議目的も迷子になっていたり。

そこで弊社では会議発足時のルールに従い、「会議名」「目的」「参加者」「議事録」を刷新しました。

目的も分からず、何となく集まって議事録も取らずに解散。
そんなもったいない会議を無くすためには、前進させる仕組みづくりが大切です。

会議の目的を再定義する

▼会議発足時のルール
新たな会議を発足させる前に注意点。
気がつくと色んな会議が社内で発足していることもあるあるです。
コミュニケーションラインに沿って会議体を見直しそもそもこの会議意味ある?の視点で時には解散も大事です。

議事録フレームを使い、話すべきことを逃さない

ルールの中でも特に重要なのが「議事録」です。
会議の種類に合わせて、大きく2つの議事録フレームを 作成しました。
全社トピックス、目的、ゴールの言語化欄、目標進捗欄、相談事項欄、議事録欄、ネクストアクション欄を作り、話すべき項目を逃さないように仕組みでカバーしています。

会議で話し何かを意思決定したはいいものの、じゃあ結局「いつまでに」「誰が」「何をするのか」。ここがふわついてしまうと、物事が前進しません。ネクストアクションを逃さないよう、必ず明文化しています。

とはいえ「さあ、議事録できたので使ってくださいね!」では運用されないことがほとんどです。
弊社では会議ルール・議事録アップデートに加えて「議事録検定」という試験を実施。

検定担当者にそれぞれ最も自信のある議事録を提出してもらい、議事録を活用できているのかその会が前進しているのか部門ごとにチェックしていきました。
(1発合格者もいれば、最大で9回再提出を行なったメンバーも・・・。社内浸透の道は簡単ではなかったです。)

 

一番大切なことは、前進させようと本気で思っているのかどうか

前章でもお話ししましたが、仕組みができたらあとはサクサク前進。なんてことばかりじゃないですよね。
やっぱり仕組みだけじゃ足りなくて、本当に会議を前進させるためには、 自社の戦略を理解した意志あるリーダーが必要で、 その人口をいかに増やすかってのが (会議に限らず)組織づくりの根本治療なんじゃないかと思ってます。

もちろん参加者にも意志があるのは大前提です。

 

8万時間、いかに前進させれるかどうか。

「8万時間その場で止まっていてください。」って言われたらどんな人でも「嫌です!」と反発するはず。
しかし、世の中で起きている会議は「8万時間」何も進まないままでいることが無きにしも非ず。

みんなで人生の時間を使っているのなら、みんなで前進させましょう。
うちの会議前進してないな。と頭を抱えている方がもしいましたら、一度お話しさせてください。

 

人間界普遍の原理原則を踏まえた組織開発プログラム「ダシトレ」

私たちは、世界最古の血筋を今日まで承継する国、100年以上続く老舗企業の数が世界一の国・日本に生まれ、働いています。歴史に学ぶと、いつも日本は「チーム戦」でした。
ところが今日の世の風潮は「チーム/組織<個」。自分のことしか考えていない、忠恕の足りない人が多い現代に、日本の根本的危機を感じずにはいられません。
いいチームをつくるには、原理>方法論。人間界普遍の原理原則をおさえた上で、方法論を学ぶことが大切です。

琴線に触れるものがあれば、是非とも対面でお話を訊かせてください。

▼こちらからご連絡お待ちしております。

 

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